Als licentietekorten opspelen tijdens een software-audit of een SAM Baseline Review, kan dit duur komen te staan.

Organisaties krijgen vaak te maken met audits waarbij het initiatief komt van Microsoft. Meestal is het doel van deze audit om de sales en de reseller van een vendor de mogelijkheid te geven om extra licenties te verkopen.

Bij een audit voert een extern gespecialiseerde partijen de audit uit namens Microsoft. In andere gevallen zijn er ook audits waar het initiatief komt van The Software Alliance, voorheen de Business Software Alliance, BSA.Licensing audit Qlicense

Het is hoe dan van belang wanneer een software audit van Microsoft of een externe auditor speelt tijdig een onafhankelijk expertise in te schakelen. Eventuele compliance kan hierdoor tijdig worden ontdekt en herstel acties kunnen dan worden uitgevoerd met bestaande licenties of tweedehands licenties.

Tijdens een externe audits zoekt de vendor niet naar een oplossing dat past bij de situatie, maar naar een oplossing met extra verkoop als doel en dus extra beloningen voor de sales. Door tijdig onafhankelijk advies van Qlicense in te schakelen kan er veel financiële schade voorkomen worden.

Wat te doen bij een licentie audit?

Wanneer u een bericht krijgt van Microsoft is het belangrijk om het bericht serieus te nemen. Ga hiermee dus aan de slag en reageer op de brief. Wanneer u dit niet doet zal Microsoft je hieraan herinneren. Wanneer u helemaal niet reageert op de brief van Microsoft dan schakelt Microsoft uiteindelijk een accountantskantoor of een audit kantoor in om uw bedrijf te controleren op de licenties van Microsoft. Dit is erg duur.

Wanneer uw organisatie een brief krijgt van Microsoft is het belangrijk om de IT afdeling of de IT dienstverlener in te lichten over de brief. Het is belangrijk voor de IT afdeling om reeds een begin te hebben gemaakt met de inventarisatie. In de documentatie staan alle gegevens die van belang zijn voor uw organisatie, denk hierbij aan het aantal gebruikte pc’s, licentie nummers en volume licentie overeenkomsten. Uw bedrijf moet alle software aan kunnen tonen. De documentatie dient ten alle tijden up-to-date te zijn, op deze manier kun je snel reageren op de licentie audit van Microsoft. Wanneer je nog geen inventarisatie hebt gemaakt is goed om te weten dat hier tijd in wordt gestoken. De inventarisatie kan, afhankelijk van de grootte van de organisatie, twee werkdagen duren.

Wanneer er contact is gelegd met Microsoft, krijgt u een Excel werkbestand doorgestuurd. In dit werkbestand dient alle informatie voor elk Microsoft product ingevoerd te worden. Hierna wordt dit werkbestand doorgestuurd naar Microsoft.
Nadat het werkbestand is doorgestuurd zal Microsoft dit evalueren en contact met u opnemen. Bij het laatste contact informeert Microsoft of uw organisatie te veel of te weinig Microsoft licenties hebt en/of hiermee de SAM-audit voltooid is. In enkele gevallen is er nog een tussenstap, hierbij stelt Microsoft vragen. Deze vragen zijn bijvoorbeeld: “Waarom heeft uw organisatie slechts … licenties voor dit programma en meer voor …. “. De Qlicense licentie experts kunnen zorgen voor een goede ondersteuning bij een licentie audit.

 

Gerelateerde artikelen:

×
Hallo,
Waarmee kunnen we u helpen?